|
|
ระบบแฟกซ์อัตโนมัติ(Software
FAX Server)
ระบบแฟกซ์อัตโนมัติ
ระบบแฟกซ์อัตโนมัติหรือระบบแฟกซ์เซิฟร์เวอร์เป็นระบบที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการรับ
- ส่งแฟกซ์ให้กับผู้ใช้งาน (User) และช่วยให้ ผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถจัดการและควบคุมการใช้งานแฟกซ์ภายในองค์กรให้ง่ายยิ่งขึ้นระบบแฟกซ์
อัตโนมัติสามารถจำแนกความ สามารถ ในการรับ - ส่งแฟกซ์ได้เป็นหัวข้อดังนี้
1. การส่งแฟกซ์ สามารถส่งแฟกซ์โดยตรงจากเครื่องคอมพิวเตอร์ได้หลายวิธีเช่น
- Application: ส่งจาก Application เช่น MS Word, MS Excel โดยสั่งพิมพ์ไปที่แฟกซ์พรินเตอร์
- FAX Client: ส่งจากโปรแกรม แฟกซ์ไคลแอนท์ ซึ่งสามารถทำการแนบ (Attach)
เอกสารที่เราเตรียมไว้ไปกับแฟกซ์
- E mail: ส่งตรงจากโปรแกรมเมล์ซึ่งจะทำงานคล้ายกับแฟกซ์ไคลแอนท์ซึ่ง
FACSys สามารถต่อเข้ากับระบบ Mailได้หลายระบบเช่น MS Exchange Server,
Lotus Notes, MS Mail, cc:Mail, SMTP Mail และอื่นๆ
- Browser: ส่งจาก Browser เช่น Internet Explorer, Netscape เพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้อยู่ภายในสำนักงานก็สามารถรับ
- ส่งแฟกซ์ได้
2. การรับแฟกซ์ หลังจากรับแฟกซ์มาจากภายนอกแล้ว การส่งแฟกซ์ต่อไปให้เจ้าของจะกระทำได้หลายวิธี
ดังนี้
- Manual Route: วิธีนี้ภายในระบบแฟกซ์จะต้องมี Fax Operator ซึ่งเป็นผู้ได้สิทธิ์ในการดูเอกสารแฟกซ์ว่าเป็นของใคร
จากนั้นก็จะทำการส่งต่อไปให้ ซึ่งการตรวจดูเอกสารที่เข้ามานี้ Fax Operator
จะมีสิทธิ์ดูได้เฉพาะแผ่นแรกเท่านั้น
- Auto Routing: แฟกซ์เซิฟเวอร์จะเป็นผู้ส่งไปให้เจ้าของแฟกซ์โดยตรง
มี 3 วิธีดังนี้
1. CSID (Calling Station ID):เครื่องแฟกซ์ที่ส่งเข้ามาหาเราจะต้องมีการตั้งค่า
CSID ซึ่งอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้เช่น 6905744 หรือ Shoppingpcdotnet
CO., LTD
2. DTMF (Dual Tone Multi Frequency): ผู้ใช้ (User) แต่ละคนจะมีหมายเลข
Extension เป็นของตนเอง ซึ่งจะเป็นเบอร ์ต่อสำหรับ การส่งแฟกซ์ไปให้ถึงเครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรง
3. DID (Direct Inward Dial): ผู้ใช้ (User) จะมีหมายเลขแฟกซ์เป็นของตนเองซึ่งเป็นคู่สายแบบ
DID หากมีแฟกซ์ส่งมาให้ ก็จะถูกส่งไปที่เครื่องของผู้ใช้โดยตรง
การใช้งานร่วมกันกับระบบเมล์
(Messaging System)
ระบบแฟกซ์อัตโนมัติสามารถใช้งานร่วมกับระบบเมล์ภายในองค์กรโดยผู้ใช้แฟกซ์สามารถรับและส่งแฟกซ์ได้โดยตรง
จากโปรแกรมเมล์ไคลแอนท์ (Mail Client) ระบบเมล์ที่สามารถใช้ร่วมกันได้มีดังนี้
- MS Exchange Server,- Lotus Notes,- cc: Mail,- Groupwise,- SMTP,-
POP3
การรับ - ส่งแฟกซ์ผ่าน Browser
ผู้ใช้สามารถรับ - ส่งแฟกซ์ผ่าน Browser เช่น Internet Explorer, Netscape
ซึ่งโดยปกต ิจะที่มีอยู่แล้วในเครื่อง ของผู้ใช ้ทำให้ ไม่ต้อง ติดตั้งโปรแกรมแฟกซ์เพิ่มเติม
ประหยัดค่าโทรศัพท์ทางไกลด้วย
Least Cost Routing
สำหรับองค์กรที่มีสาขาอยู่ตามจังหวัด และมีการติดต่อถึงกันผ่าน Communication
Line (Lease Line, Satellite etc.) ไว้แล้วท่านสามารถใช้ประโยชน์ได้โดยหากมีการส่งแฟกซ์ไปในพื้นที่ที่มีสาขาของท่านอยู่
แฟกซ์เซิฟเวอร์
จะทำการส่ง (Route) ผ่าน Communication Line ไป หลังจากนั้นแฟกซ์เซิฟเวอร์ที่สาขาจะทำหน้าที่ส่งแฟกซ์ต่อไป
ซึ่งจะเป็นการประหยัดค่าโทรศัพท์ทางไกลอีกวิธีหนึ่งพัฒนา
Application เพื่อทำงานร่วมกับระบบแฟกซ์ได้ด้วย AFM (Active Fax Messaging)AFM
เป็น SDK ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถพัฒนา Application เพิ่มเติมเพื่อทำงานร่วมกันกับระบบแฟกซ์
โดยใช้ภาษา Visual Basic, C/C++, Visual C/C++ นอกจากนี้ยังสามารถใช้
ภาษา Scrip เช่น VB Scrip ในการพัฒนาได้อีกด้วย
คุณสมบัติของระบบแฟกซ์อัตโนมัติ
นอกจากความสามารถข้างต้นแล้ว ยังมีความสามารถอื่นๆ ที่สรุปได้ดังนี้
คุณสมบัติทางด้าน Hardware
" Hardware Scalability
รองรับการทำงานได้มากถึง 48 คู่สายต่อ 1 FAX Server
" Support FAX Boards
เพื่อให้การใช้งานแฟกซ์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด FACSys สนับสนุนการใช้งานร่วมกันกับ
Fax Boards ชั้นนำหลายยี่ห้อคือ Brooktrout, Grammalink และ Ferrarifax
นอกจากนี้ยังสามารถใช้งานร่วมกับโมเด็ม Class 1, 2 และ 2.0
" Hardware Routing
รองรับการกระจายแฟกซ์ไปให้ผู้รับโดยตรงเช่น
o T.33/ Digital Sub Address
o DID (Direct Inward Dial)
o DTMF (Dual-Tone Multi Frequency)
o BRI ISDN, PRI ISDN
o T1 circuits
o E1 circuits
คุณสมบัติทางด้านเครือข่าย (Network)
" Network Protocol
สนับสนุนโปรโตคอลหลายแบบดังนี้ MS NetBEUI, IPX/SPX, TCP/IP และ Netware
Named Pipes
" Supportd Network
ใช้งานร่วมกับ MS Windows NT หรือ Netware 3.x / 4.x
คุณสมบัติทั่วไป
" สนับสนุน File Format หลายประเภท เช่น DOC, XLS, TIFF, PDF, RTF,
BMP, PostScript เป็นต้น
" ใบปะหน้า (Cover page) สามารถรองรับภาษาต่างประเทศได้หลายภาษาเช่น
Japanese, Chinese, Korean และ German
" ง่ายต่อการบริหารระบบเพราะ FAX Admin สามารถติดตั้งได้จากเครื่อง
Client ได้
" ระบบรักษาความปลอดภัยในการ Log On ใช้ร่วมกับ Windows NT ดังนั้นจึงมีความปลอดภัยสูงสุด
" Multi Fax Server จะช่วยในการแบ่งงานทั้งในการรับและการส่งแฟกซ์
เพื่อให้รองรับการทำงานในปริมาณมากได้
" การส่งซ้ำอัตโนมัติ (Retry) ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดจำนวนครั้ง
และระยะเวลา (Delay) ในการส่งซ้ำได้
" มีการกำหนดกลุ่ม (Group) เพื่อความสะดวกในการกำหนดสิทธิและข้อจำกัดต่างๆ
" กำหนดสิทธิผู้ใช้ในการรับ - ส่งแฟกซ์ เช่นก่อนส่งต้องได้รับการตรวจสอบ
Approve จาก Manager
" ทำรายงานการส่งแฟกซ์ของผู้ใช้แต่ละคน หรือตามปลายทางที่ส่งออกไป
" พิมพ์ใบยืนยันทุกครั้งที่มีการส่งแฟกซ์ออกไป
" การส่งซ้ำอัตโนมัติซึ่งจะสามารถกำหนดจำนวนครั้ง และจำนวนเวลาที่ต้องการส่ง
" การกระจายแฟกซ์ไปสู่ผู้ใช้ มีหลายวิธีดังนี้
o DID , DTMF, CSID, Line/Channel, Routing to E-mail, Routing to network
printer
o Forwarding to remote fax machine, Manual routing
" สามารถทำการรับ - ส่งแฟกซ์จากโปรแกรมเมล์ต่างๆ ได้เช่น
o SAP System R/3 , SMTP/POP3, Microsoft Mail, Lotus Notes, Lotus cc:Mail
o Novell GroupWise, Novel MHS SMF 70/71, HP ScanJet and 9100C, MS
Exchange Server |
|
เปรียบเทียบความแตกต่างการใช้เครื่องแฟกซ์กับ
Faxserver
|
| FAX
Machine(เครื่องแฟกซ์ทั่วไป) |
FAX Server (Software
FAX) |
|
1.รูปแบบการส่งใช้ กระดาษ
|
1.รูปแบบการส่งใชไฟล์(Attach
File) |
| 2.การส่งเอกสาร |
| 1.ใช้วิธีการ Print
เป็น Hard copy แล้วจึงส่งแฟกซ์ |
1. จาก Applications
(word, excel,
) สั่ง print to FACSys
2. ส่งโดยใช้ Software Client
3. ส่งโดยใช้ Mail Client
4. ส่งโดยใช้ Web Browser
|
1.กรณีคู่สายปลายทางไม่ว่าง
- ผู้ส่งเอกสาร ต้องทราบเอง และ ส่งใหม่เอง
2.การส่งจะเป็นแบบ ตามลำดับ ผู้ส่งเอกสารจะต้อง จัดลำดับก่อนหลังกันเอง
ทำให้เสียเวลา ในการจัดลำดับ
3.ต้องส่งเอกสารที่ เครื่อง FAX Machine
4.ไม่สามารถหน่วงเวลาการส่งได้
5.แจ้งสถานะของเอกสารที่ FAX Machine
6.ไม่สามารถเจาะจงรายชื่อผู้ส่งเอกสารได้
7.ไม่มีรายงานการส่งแฟกซ์ที่ละเอียด
8.การแลกเปลี่ยน ข้อมูลหมายเลข FAX ทำโดยผู้ส่งเอกสารเอง
9.กรณีเกิดการขัดข้อง ระหว่างการส่งเอกสาร ผู้ส่งจะต้องจัดการด้วยตนเอง
|
1.กรณีคู่สายปลายทางไม่ว่าง
- ส่งใหม่โดยอัติโนมัติ
2.จัดลำดับโดยอัติโนมัติ ผู้ส่งเอกสาร สามารถส่งเอกสาร พร้อมๆกัน
3.ส่งเอกสาร ผ่านเครื่อง Computer ของตนเอง
4.หน่วงเวลาการส่งได้
5.แจ้งสถานะของเอกสาร โดย ข้อความ popup และ GUI ที่เครื่อง computer
ของผู้ส่งเอกสาร
6.สามารถเจาะจงรายชื่อผู้ส่งเอกสารได้7.มีรายงานการส่งแฟกซ์ที่ละเอียด
8.สามารถแลกเปลี่ยน ข้อมูลหมายเลข FAX ผ่านทาง Address Book
9.กรณี เกิดการขัดข้อง ระหว่างการส่งเอกสาร สามารถเลือกได้ว่า
จะเริ่มส่งใหม่ทั้งหมด หรือ ส่งเฉพาะ เอกสารที่ยัง ส่งไม่สมบูรณ์
10.สามารถ พัฒนาโปรแกรม ขึ้นมาใหม่ให้สามารถทำงานร่วมกันกับ
FACSys ได้
11.กรณีที่มีเอกสาร จากผู้ส่งหลายๆคน ส่งไปยัง ปลายทางเบอร์เดียวกัน
พร้อมๆ กัน สามารถส่งได้ด้วยการ โทร เพียงครั้งเดียว และ แยกเอกสารด้วยใบปะหน้า
12.สามารถเพิ่มหมายเลข นำหน้า หรือ ตามหลัง ให้เหมาะสมกับ เบอร์
FAX นั้นๆ เช่น ถ้าเป็น เบอร์ ทางไกล จะเพิ่ม หมายเลข 1234 นำหน้าโดยอัติโนมัติ
13.สามารถบังคับให้เอกสารที่ส่งออกต้องผ่านการตรวจสอบ โดยบุคคลที่ระบุชื่อ
(มีได้หลายคน)
14.สามารถทำงานร่วมกับ Word mail merge ได้
|
| 3.การรับเอกสาร |
| 1.รับเป็นกระดาษ |
1.รับเป็น ไฟล์ (.tif)ขนาด
File เล็กมาก |
| 1.เสี่ยงต่อการสูญหาย |
1.มีความปลอดภัยและสะดวกในการจัดเก็บ
2.สามารถ ส่งต่อไปยัง Email หรือ print เป็น hard copyได้
3.สามารถ ระบุผู้รับได้ โดยการตรวจสอบ การกด เบอร์ต่อภายใน
และ หัวกระดาษ (CSI and DTMF)
|
|
ข้อดีของการรับ-ส่งแฟกซ์ด้วยซอฟท์แวร์คอมพิวเตอร์
|
มีสำเนาของเอกสารแฟกซ์เข้าและออกทุกฉบับอยู่ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่สูญหาย
" สั่งพิมพ์สำเนาได้มากตามต้องการด้วยเครื่องพิมพ์ธรรมดาที่ต่อพ่วงอยู่
" โปรแกรมรายงานเวลาเข้าและออกของเอกสารทุกฉบับที่ปรากฏ
" แฟกซ์เอกสารออกโดยตรงจากทุกโปรแกรมที่ท่านสร้างเอกสาร เช่น
เวิร์ด เอกเซล ฯลฯ ซึ่งช่วยท่านลดการใช้กระดาษและหมึกไปอย่างมาก
" แสกนเอกสารและส่งแฟกซ์ออกได้โดยตรงเช่นกัน
" มีระบบสร้างใบปะหน้าเอกสารที่ท่านสามารถออกแบบได้ตามความต้องการ
ใส่โลโก้บริษัทได้ด้วย
" ระบบรอรับเอกสารแฟกซ์อัตโนมัติ พร้อมเสียงดนตรีเตือนเมื่อรับเอกสารเสร็จสมบูรณ์
" พรีวิวเอกสารทุกฉบับก่อนตัดสินใจสั่งพิมพ์ ช่วยลดการสูญเสียกระดาษถ้าเป็นเอกสารขยะ
" เป็นซอฟท์แวร์ที่ถูกกว่าเครื่องแฟกซ์ แต่มีความทนทาน ไม่เสีย
ไม่ต้องซ่อมเหมือนเครื่องแฟกซ์ทั่วๆไป
" เอกสารที่แฟกซ์ออกจะมีความสะอาดและคมชัดเสมอ ไม่เหมือนเครื่องแฟกซ์ที่ใช้ไปนานวันเข้า
จะมีรอยเส้นสกปรก ทำให้เอกสารที่ท่านแฟกซ์ออกสกปรกและยากต่อการทำความสะอาด
" หมดปัญหาเรื่องกระดาษหมด เพราะรับสำเนาเข้าคอมก่อนเสมอ
ไม่เหมือนเครื่องแฟกซ์ทั่วไปที่กระดาษหมดจะไม่สามารถรับแฟกซ์ได้
เสียหายต่อบริษัท
" มีสมุดเก็บรายนามลูกค้าพร้อมเบอร์แฟกซ์มาพร้อม จึงทำให้ท่านสะดวกในการแฟกซ์โดยไม่ต้องไปค้นหาเบอร์แฟกซ์ทุกครั้งที่ต้องการแฟกซ์ออก
" ซอฟท์แวร์แฟกซ์ ทำให้คอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง เสมือนมีเครื่องแฟกซ์ประจำตัว
โดยท่านเสียเงินเพียงครั้งเดียว |
ท่านทราบหรือไม่ว่า...
เครื่องแฟกซ์ที่นิยมใช้มี 2 ประเภท คือ แบบกระดาษม้วนความร้อน
และแบบใช้ฟิล์มก๊อปปี้
ถ้าเป็นแบบกระดาษม้วนความร้อน ไม่ถึงเดือนก็ซีดจาง ใช้เก็บเป็นสำเนาไม่ได้
ถ้าเป็นแบบฟิล์มก๊อปปี้ ราคาต่อคู่ประมาณ 350-400 บาท ใช้ได้ประมาณ
50 A4 เฉลี่ยประมาณ เกือบ 10 บาทต่อแผ่นสำเนาแฟกซ์ที่ท่านรับเข้ามา(แพงมาก)!!!
แต่ถ้าท่านใช้ระบบซอฟท์แวร์แฟกซ์ ท่านมีค่าใช้จ่ายต่อแผ่นสำเนา
แค่ 1 บาท เท่านั้นเอง
|
|
|
